قانون تجارت برای ثبت و ضبط اطلاعات مالی اشخاص حقوقی و تاجران حقیقی این اشخاص را ملزم می داند هر ساله پیش از آغاز سال مالی اقدام به دریافت دفاتر پلمپ تجاری نمایند. دفاتر تجاری بر اساس تعریف قانون به چهار دفتر تقسیم می شود که اعم از دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر کپیه و دفتر دارایی، از بین این دفاتر اخذ دفاتر روزنامه و کل برای تاجران حقیقی و شرکت های حقوقی الزامی است.
دفاتر قانونی شرکت ها به منظور مستند سازی دارایی ها و درآمد و هزینه های واحد های تجاری تعیین شده است. متاسفانه به علت عدم آگاهی، برخی واحد های تجاری از دریافت این دفاتر امتناع می کنند که بعد ها بابت عدم دریافت این دفاتر مشمول جریمه های مالیاتی می شوند. با ما همراه باششید تا به ملزومات مربوط به دفاتر پلمپ تجاری بپردازیم.
دفاتر پلمپ شرکت چیست ؟
همان طور که در مقدمه اشاره ای کوتاه به دفاتر تجاری داشتیم دفاتر تجاری شرکت برای درج دارایی ها، هزینه ها، درآمد و سود و زیان و به طور کلی برای تمام ورود و خروج های مالی شرکت تعیین شده است.
دفاتر تجارری به ۴ دسته تقسیم می شوند که هر یک برای ثبت اطلاعات خاصی تعیین شده است.
دفتر روزنامه: دریافت این دفتر الزامی است و برای ثبت اطلاعات روزانه شرکت یا تاجر تعریف شده است. در این دفتر باید تمامی موارد با جزئیات در آن وارد شود. مسئول مالی یا شخصی که مسئولیت ثبت اطلاعات مالی را در دفتر روزنامه دارد باید حداکثر تا ۷ روز اطلاعات مالی را در دفتر وارد نماید تا اشتباهی در صورت های مالی شرکت رخ ندهد.
دفتر کل: این دفتر نیز از جمله دفاتر الزامی شرکت محسوب می شود و اطلاعات در آن به صورت خلاصه باید ثبت شود. یعنی تمام اطلاعات مالی که در دفتر روزنامه ثبت شده است باید هر هفت روز به صورت خلاصه در دفتر کل ثبت شود. این دفتر باید فاقد قلم خوردگی و خط خوردگی و پارگی باشد.
دفتر دارایی: دارایی های تاجر باید به صورت مداوم در دفتر دارایی ثبت شود. دریافت این دفتر برای اشخاص حقیقی و حقوقی الزامی نیست اما بهتر است که برای مشخص بودن صورت دارایی های تاجر این دفتر دریافت شود.
دفتر کپیه: تمامی حواله ها و چک ها و به صورت کلی هر فاکتوری که صادر می شود بر اساس قانون باید در دفتر کپیه وارد شود. دریافت دفتر کپیه برای اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم به دفاتر تجاری الزامی نیست.
سفارش دفاتر پلمپ 1403_ ۱۴۰۴
اشخاص حقیقی ملزم به دریافت دفاتر تجاری که هنوز دفتر سال ۱۴۰۳ را دریافت نکرده اند تنها تا پایان اسفند ماه ۱۴۰۳ مهلت ثبت سفارش این دفتر را دارند. البته این اشخاص به هر حال مشمول جریمه دیر کرد اخذ دفاتر پلمپ می شوند. سفارش دفاتر تجاری در ۵۰، ۱۰۰، ۲۰۰ برگ امکان پذیر می باشد.
برای سفارش دفارت تجاری باید مدارک خود را کامل کنید و قبل از ثبت نام در صورتی که آدرس ثبتی تغییر پیدا کرده است باید صورتجلسه تغییرات آدرس جدید شرکت را در اداره ثبت شرکت ها ثبت کنید. علت آن نیز ارسال دفاتر به آدرس ثبتی در اداره ثبت شرکت ها است که در صورت تغییر آدرس و عدم ثبت آدرس جدید در اداره ثبت شرکت ها دفاتر به آدرس قبلی ارسال می شود که ممکن است دفاتر گم شوند.
مراحل ثبت نام دفاتر پلمپ شرکت
متقاضیان اخذ این دفاتر باید قبل از هر چیزی نسبت به تکمیل مدارک خود اقدام کنند. همان طور که می دانید ثبت نام دفاتر پلمپ تجاری در سامانه ثبت شرکت ها انجام می شود و متصدی صدور و پلمپ دفاتر تجاری اداره ثبت شرکت ها می باشد. برای این کار لازم است اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری را تکمیل کنید که برای این موضوع باید به سایت ثبت شرکت ها وارد شوید.
تکمیل اظهارنامه دفاتر پلمپ: در تکمیل فرم اظهارنامه ممکن است سامانه به شما خطای وارد کردن اطلاعات دهد. برای مثال: در وارد کردن اطلاعات اعضاء هیئت مدیره باید توجه داشته باشید شماره های تماس به نام شخص عضو در هیئت مدیره باشد و ثبت سیم کارت به نام شخص دیگری قابل قبول نمی باشد. در تکمیل اظهارنامه باید اطلاعات ثبتی شرکت یا شخص را وارد نمایید. بعد از تکمیل اطلاعات نیز با ثبت نهایی مدارک باید به اداره ثبت شرکت ها پست شود.
پیگیری دفاتر پلمپ تجاری
زمانی که ثبت نام دفاتر تجاری را انجام می دهید بعد از ثبت اظهارنامه باید چند بار روند پلمپ دفاتر را پیگیری کنید. از این رو برای ثبت دفاتر تجاری لازم است شماره پیگیری پرونده را داشته باشید تا با وارد کردن شماره در سامانه بتوانید وضعیت پرونده را پیگیری کنید.
بعد از ثبت دفاتر تا دو هفته باید هزینه آن را پرداخت کنید که این پرداخت هزینه منوط به تایید اداره ثبت شرکت ها جهت صدور دفاتر تجاری می باشد.
کد رهگیری دفاتر پلمپ
کد رهگیری یا رهگیری مرسوله پستی شماره ای است که بعد از پلمپ شدن دفاتر تجاری در همان شماره پیگیری پرونده در سیستم اداره ثبت ارسال می شود. این کد رهگیری برای رهگیری مرسوله دفاتر تجاری است که می توانید در سامانه پست وضعیت ارسال دفاتر را مشاهده کنید.
اخذ دفاتر پلمپ برای اشخاص حقیقی
همان طور که در قانون تجارت عنوان شده است تنها اشخاص حقیقی ملزم به دریافت دفاتر تجارتی هستند که تاجر محسوب می شوند. یعنی اشخاص حقیقی که دارای مجوز های تجاری یا بازرگانی هستند یا کارت بازرگانی دارند باید دفاتر تجاری سالانه را پیش از آغاز سال مالی دریافت کنند.
آغاز سال مالی از اول فروردین تا پایان اسفند ماه است و باید پیش از آغاز سال مالی جدید دفاتر تجاری را دریافت کنید.
اشخاص حقیقی باید در زمان تکمیل اظهارنامه دفاتر تجاری عنوان دفاتر پلمپ اشخاص حقیقی را انتخاب کنند و بر اساس اطلاعاتی که از متقاضی خواسته شده اظهارنامه را تکمیل نمایید.
دریافت پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی
اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت ها دارای شناسه ملی رسمی هستند بر اساس مقررات تصویبی قانون تجارت باید پیش از آغاز سال مالی خود اقدام اخذ دفاتر تجاری نمایند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و کل است که در ۵۰، ۱۰۰، ۲۰۰ برگ قابل دریافت است. از این رو متقاضی حقوقی باید مدارک هیئت مدیره را به همراه مدارک ثبتی شرکت به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
اشخاص حقوقی باید قبل از ثبت اطلاعات خود شخصیت حقوقی ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها را در قسمت دفاتر تجاری انتخاب کنند و سپس اطلاعات خواسته شده را وارد نمایند.
اخذ دفاتر پلمپ برای شخصیت حقوقی غیر از مرجع ثبت شرکتها
مجامع و کمپانی هایی که در مرجعی غیر از اداره ثبت شرکت ها ثبت شده اند و دارای شناسه ملی هستند نیز بر اساس آیین نامه جدید سازمان های دولتی موظف به دریافت دفاتر تجاری هستند. از این رو این سازمان ها که زیر نظر اداره ثبت شرکت ها نمی باشند نیز همانند اشخاص حقیقی باید دفاتر تجارتی شرکت یا سازمان خود را از اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری آدرس امور تجاری سازمان درخواست دهند.
درخواست این اشخاص نیز در قسمت اظهارنامه دفاتر پلمپ تجاری باید تکمیل شود که بعد از ورود باید در قسمت انتخاب نوع شخصیت، شخصیت حقوقی که در مرجع غیر اداره ثبت شرکت ها ثبت شده اند را انتخاب کنند و اطلاعات خواسته شده ا تکمیل نمایند.
روزنامه دفاتر پلمپ تجاری شرکت
دفاتر تجاری خود دارای روزنامه نیستند. اما اشخاص برای دریافت این دفاتر می بایست روزنامه آخرین تغییرات شرکت و روزنامه تاسیس را ارائه دهند. از این رو اشخاص حقوقی که روزنامه تغییرات یا تاسیس را پرداخت نکرده اند نیز می توانند با ارائه اصل آگهی صادر شده از سوی اداره ثبت شرکت ها برای ثبت نام دفاتر تجاری اقدام کنند.
مدارک لازم برای دریافت دفاتر تجاری شرکت
دفاتر تجاری را برای اشخاص مختلف می توانید بر اساس مدارک زیر ثبت نام نمایید.
اشخاص حقوقی :
- کپی مدارک شناسایی تمام اعضاء هیئت مدیره
- ارائه روزنامه یا آگهی تاسیس شرکت
- همچنین ارائه روزنامه یا آگهی آخرین تغییرات شرکت نیز الزامی است.
- شماره تلفن به نام هیئت مدیره نیز باید ارائه شود.
- اظهارنامه ثبت نام دفاتر تجارتی
اشخاص حقوقی:
- اشخاص حقوقی نیز باید کپی شناسنامه و کارت ملی خود را به همراه مجوزی مبنی بر تاجر بودن شخص مثلاً ارائه کارت بازرگانی و شماره تلفن به نام می توانند ثبت نام دفاتر پلمپ را انجام دهند.
قیمت دفاتر پلمپ
از آنجایی که قیمت دفاتر تجاری هر ساله بالا می رود و قیمت آن را اداره ثبت شرکت ها تعیین می کند می بایست هزینه های ثبت دفاتر هر ساله به روزرسانی شود.
از این رو متقاضیان اخذ این دفاتر بر اساس حقیقی یا حقوقی بودن و نیز بر اساس تعداد برگ های دفاتر تجاری هزینه آن متفاوت است. قیمت دفاتر تجاری را از کارشناسان ما در ثبت ایلیا می توانید استعلام نمایید.
نرخ دفاتر پلمپ ۱۴۰۳ _ ۱۴۰۴
در سال ۱۴۰۳ نرخ دفاتر تجاری بر اساس تعرفه سالانه بر اساس تعداد برگ های دفاتر و هزینه ها پست و ارسال محاسبه می شود. زمانی که تاخیر در دریافت دفاتر باشد هزینه آن بالا تر خواهد رفت. لازم به ذکر است اگر دفاتر ۱۴۰۴ را پیش از سال مالی و در سال ۱۴۰۳ دریافت کنید بر اساس تعرفه های دفاتر تجاری سال ۱۴۰۳ می توانید دفاتر تجاری ۱۴۰۴ را خریداری کنید.
اگر دفاتر تجاری که برای یک سال دریافت می کنید پر شود می توانید در طول سال مالی نیز این دفاتر را سفارش نمایید. از این رو اگر دفاتر تجاری قبل از شروع سال مالی یا در طول سال مالی دریافت نکنید و مستندی برای تعیین در آمد وجود نداشته باشد اداره دارایی بر اساس حد نصاب در آمد در شغل مورد نظر میزان مالیات و سود سالانه را برآورد می کند.
هزینه خرید دفاتر پلمپ تجاری
هزینه دفاتر تجاری را می توانید در دو مرحله پرداخت کنید. زمانی که اظهارنامه ثبت می شود بعد از دو هفته باید هزینه خرید دفاتر پلمپ تجاری را بعد از تایید کارشناس به صورت کامل پرداخت نمایید. اگر آدرس دفتر شرکت تغییر کرده است هزینه تغییرات را نیز باید بپردازید و تغییر آدرس باید پیش از ثبت اظهارنامه دفاتر تجاری در سامانه ثبت شرکت ها آگهی شود.
مهلت اخذ دفاتر پلمپ تجاری
همان طور که قانون تجارت ضمانت اجرای عدم دریافت دفاتر تجاری را جریمه مالیاتی می داند از این رو مدت زمانی را برای دریافت دفاتر تجاری تعیین کرده است. دفاتر پلمپ تجاری هر سال را باید قبل از آغاز سال مالی دریافت کرد.
سال مالی در قانون تجارت از اول فروردین تا پایان اسفند ماه در نظر گرفته شده است. البته باید خاطر نشان شویم برخی شرکت ها بر اساس توافق شرکاء سال مالی در اساسنامه خارج از قاعده قانون تجارت تعیین می شود.
بهترین زمان دریافت دفاتر تجاری از اواخر آذر تا آخر بهمن ماه می باشد. البته اگر هنوز دفاتر تجاری را دریافت نکرده اید تا پایان اسفند ماه زمان ثبت نام دفاتر تجاری را دارید.
زمان تحویل دفاتر پلمپ شده
دفاتر تجاری سال ۱۴۰۳ را باید تا پایان اسفند ماه تکمیل نمایید. این دفاتر بعد از ارسال اظهارنامه مالیاتی که در تیر ماه سال آینده می باشد باید تکمیل شده باشد.
دفاتر تجاری بعد از ثبت اظهارنامه مالیاتی برای رسیدگی ماموران مالیاتی باید به آنها تحویل داده شود از این رو حفظ و نگهداری از ایین دفاتر بسیار دارای اهمیت است.
دریافت پلمپ دفاتر مالی بعد از سال مالی
بعد از اتمام سال مالی نمی توانید دیگر دفاتر تجاری سال تمام شده را دریافت کنید. تا زمانی می توانید دفاتر تجاری را دریافت کنید که سال مالی تمام نشده باشد. البته در شرایط استثنائی هم می توان این دفاتر را برای اشخاصی که دلایل معقولی برای دیر کرد دریافت دفاتر تجاری داشته باشند اخذ نمود.
دریافت دفاتر پلمپ کارت بازرگانی
اشخاصی که دارنده کارت بازرگانی هستند از نظر قانونی تاجر محسوب می شوند. بنابراین تفاوتی ندارد شخص حقیقی دارنده کارت بازرگانی باشد یا شخص حقوقی دارنده این کارت باشد در هر حال این دفاتر را باید هر ساله پیش از آغاز سال مالی دریافت کنند.
دارندگان کارت بازرگانی باید کپی کارت بازرگانی را برای تکمیل مدارک به اداره ثبت شرکت ها همراه با سایر مدارک ارسال کنند.
در پایان: در صورتی که درخواسست دفاتر تجاری می خواهید بدهید بهترین راه این است که به افراد فعال در این حوزه مراجعه نمایید، تا در کمترین زمان بتوانید دفاتر پلمپ تجاری را دریافت کنید. برای اطلاعات بیشتر با متخصصان ما در ارتباط باشید.